Privacy beleid Scouting Albert Schweitzer Groep 9 te Rotterdam

Uitgave juni 2018 versie 1.2. Scouting Albert Schweitzer Groep verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacy statement

In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Albert Schweitzer Groep via het ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacy statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via het inschrijfformulier nieuwe leden. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Albert Schweitzer Groep hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier/ -vragenlijst die per activiteit dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Albert Schweitzer Groep mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruik gemaakt van een inschrijfformulier deelname activiteiten en/of kampen. De gegevens worden via een formulier in een beveiligde omgeving bewaard. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren worden de gegevens geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online alsook bij het bank systeem. Voor Scouts Online zie het Privacy statement op www.scouting.nl/privacy. Voor onze bank ING zie het Privacy statement op https://www.ing.nl/de-ing/privacy-statement/index.html De ledenadministratie en de penningmeester hebben op basis van hun toegekende rol in Scouts Online van de Scouting Albert Schweitzer Groep inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden maandelijks geüpdatet en door de ledenadministratie aan de speltakleiding via speltak gerelateerde e-mailadressen beschikbaar gesteld en na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media

Scouting Albert Schweitzer Groep maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out. Op www.asg-rotterdam.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Webshop

Scouting Albert Schweitzer Groep heeft een digital webshop voor de verkoop van onder andere T-shirts en Truien. Als jij iets bestelt, hebben we bepaalde gegevens van je nodig om jouw bestelling te kunnen bezorgen en je op de hoogte te kunnen houden over je bestelling. Ook voor eventuele retouren zijn deze gegevens nodig.m Hiervoor verzamelen wij naam, e-mailadres, bezorgadres(sen), betaalgegevens en telefoonnummer. De gegevens zijn nodig om de overeenkomst uit te voeren die je met ons hebt gesloten. Op grond van de wet moeten wij de gegevens gerelateerd aan je bestelling 7 jaar bewaren.

Beeldmateriaal

Scouting Albert Schweitzer Groep maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Albert Schweitzer Groep en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie

Het privacy beleid van Scouting Albert Schweitzer Groep is terug te vinden via www.asg-rotterdam.nl en op te vragen via het secretariaat op info@asg-rotterdam.nl.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Albert Schweitzer Groep binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@asg-rotterdam.nl). Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.